1. ابتدا شما نیاز به یک ایمیل الگو(Template) دارید که می توانید آنرا با ذخیره کردین (Save as) به صورت قالب (oft.) ایجاد کنید.
2. از فهرست (File)، وارد قسمت (Manage Rules and Alerts) شوید.
3. (New Rule) را انتخاب کنید.
4. قسمت (Apply Rule on messages I receive) را انتخاب کنید و Next کنید.
5. شما می توانید شروطی (Condition) را در دریافت ایمیل، وضع کنید. (در صورت عدم وضع شرط، این قانون بر تمام ایمیل های دریافتی شامل می شود).
6. در این مرحله شما عملکرد (Action) مورد نظر را تعیین می کنید که با ایمیل های دریافتی چه کاری صورت گیرد که شما می توانید گزینه (reply using a specific template) تیک کنید و الگو از قبل آماده را آدرس دهی کنید.
7. در این مرحله شما می توانید با تعیین قانونی موارد را استثنا قایل شوید. (Exception).
8. در مرحله آخر نیز می توانید برای این قانون (Rule) نامی انتخاب و آنرا اجرا کنید.
(ترجمه شده توسط علی خاوری از وب سایت (office.microsoft.com).